Skip to content

Oi­keus­tek­no­lo­gian käyt­töön­ot­to or­ga­ni­saa­tios­sa


Teknologian hyödyntäminen oikeudellisissa prosesseissa on yhä tärkeämpää organisaatioille, jotka tavoittelevat entistä tehokkaampia toimintatapoja ja parannettua oikeudellista riskienhallintaa.

Monet organisaatiot kaipaavat innovatiivisia ratkaisuja, joiden avulla voidaan tehostaa esimerkiksi sopimustenhallintaa, tietosuojaa ja sääntelyvaatimusten noudattamista. 

Lue tästä artikkelista kuusi keskeistä näkökulmaa, jotka tulee ottaa huomioon, kun organisaatio lähtee viemään oikeusteknologisia ratkaisuja käytäntöön.

1. Hankkeen tavoitteet

Kun oikeusteknologinen hanke käynnistetään, on tärkeää määrittää projektin tavoitteet selkeästi. Mitä halutaan saavuttaa? Onko tavoitteena ajan vapauttaminen, kustannussäästöt, työn laadun parantaminen vai jokin muu? Halutaanko ratkaista jokin tietty ongelma vai onko tarkoitus holistisempi, kuten työskentelytapojen muuttaminen. 

Tavoitteiden on hyvä olla mahdollisimman konkreettisia. Miten oikeusteknologian käyttöönotto vaikuttaa työntekoon, ja vastaako teknologia todellisiin tarpeisiin?

Lisäksi on syytä kartoittaa nykyiset prosessit ja selvittää, miten asioita tällä hetkellä tehdään, kuka niitä tekee, ja millä ohjeistuksilla. Näin voidaan jo aikaisessa vaiheessa tunnistaa potentiaaliset ongelmakohdat. 

Kokemuksemme perusteella hyviä prosesseja automatisoitavaksi ovat esimerkiksi:

  • sopimusten laadinta  
  • compliance-koulutukset ja -testit
  • konserniyhtiöiden perustietojen hallinta 
  • GDPR-ratkaisut, kuten selosteet henkilötiedon käsittelytoiminnasta  
  • pöytäkirjojen laadinta
  • lakiosaston tukiportaali
  • erilaiset liiketoiminnalle tarjottavat itsepalveluratkaisut. 

Wiidarella olemme toteuttaneet asiakkaillemme tämäntyyppisiä ratkaisuja hyödyntäen BRYTERin automaatioalustaa. BRYTER on erityisesti lakipalveluyrityksille ja yritysten lakiosastoille tarkoitettu no-code -kehitysalusta, jonka avulla voi automatisoida erilaisia työnkulkuja ja prosesseja. Näemme tämäntyyppisissä alustoissa paljon potentiaalia tehostaa asiakkaidemme toimintaa ja luoda parempaa käyttäjä- ja asiakaskokemusta. 

2. Projektitiimin määrittely ja sidosryhmät

On tärkeää määrittää selkeästi, kuka vastaa projektin eri osa-alueista. Tämän lisäksi projektin onnistuminen riippuu useiden eri sidosryhmien yhteistyöstä.  Niihin voivat kuulua projektipäällikön ja IT-tiimin ohella oikeusteknologisen ratkaisun kohderyhmän, kuten liiketoiminnan tai asiakkaiden, edustajat. 

Jokaisella sidosryhmällä on oma roolinsa ja vastuunsa, joiden yhteensovittaminen on avainasemassa onnistuneessa hankkeessa. Varmista siis, että sidosryhmät otetaan mukaan projektin alkuvaiheessa. 

Mieti myös tässä vaiheessa, tarvitaanko projektin loppuunsaattamiseen apua ulkoisilta konsulteilta.

3. IT mukaan aikaisessa vaiheessa

Organisaation IT-tiimin rooli on keskeinen, jotta voidaan välttyä mahdollisilta myöhemmiltä ongelmilta. IT:n osallistaminen varhaisessa vaiheessa auttaa myös oikean teknologian valinnassa, sillä ratkaisun on oltava integroitavissa olemassa oleviin järjestelmiin ja täytettävä kaikki tietoturvavaatimukset. Teknologian on myös keskusteltava tarvittavalla tavalla muiden käytössä olevien ohjelmien, kuten Wordin tai sähköisten allekirjoituspalveluiden, kanssa. 

Varmista myös, että sopimukset teknologiatoimittajan kanssa ovat kunnossa.

4. Ajankäyttö ja resurssit

Projektin aikataulun ja budjetin laatiminen on olennainen osa hanketta. On tärkeää miettiä etukäteen, kuinka paljon aikaa ja resursseja projektiin voidaan kohdistaa. Vaikuttaako joku muu käynnissä oleva projekti resurssien jakamiseen tai aikatauluihin? Pitääkö projekteja sovittaa yhteen? 

Priorisointi on ratkaisevan tärkeää, jotta kaikki projektit voivat edetä sujuvasti.

5. Teknologian jalkauttaminen

Yksi tärkeimmistä hankkeen tavoitteista on se, että teknologiaa oikeasti käytetään. Tämän takia käyttöönoton suunnittelu on kriittinen vaihe: miten uusi teknologia konkreettisesti jalkautetaan organisaatioon? 

Koulutus, viestintä ja käyttöönoton aikataulu ovat onnistumiseen vaikuttavia avaintekijöitä. 

Suunnittelussa on hyvä tunnistaa se tosiasia, että yksi suurimmista haasteista on saada organisaation työntekijät käyttämään teknologiaa ja omaksumaan uudenlainen työskentelytapa. Siksi muutoksesta tulisi tehdä mahdollisimman sujuva ja helppo työntekijöille. Tässä auttaa se, että käyttöön otettava teknologia on mahdollisimman helppokäyttöinen ja parantaa käyttäjän työnteon arkea. Käyttöönotonaikainen tuki ja resursointi ovat myös olennaisia.

6. Näkemyksiä ja suosituksia

Hyvien käytäntöjen ja kokemuksien jakaminen onnistuneista hankkeista voi auttaa muita organisaatioita välttämään sudenkuoppia sekä nopeuttamaan ja helpottamaan organisaation omaa kehitystä. 

Erilaiset verkostot, kuten legal tech -tapahtumat ja kollegat, voivat tarjota arvokasta tietoa. Verkostojen lisäksi on tärkeää tutustua alan tarjontaan ja tehdä tarpeellinen tutkimustyö ennen yhteen ratkaisuun sitoutumista. 

Pyydä siis yrityksiltä demoja ja esittelyitä oikeanlaisen oikeusteknologian valintaan ja sisällytä myös tämä vaihe projektiaikatauluun. Voit myös tarvittaessa kysyä sidosryhmien mielipidettä teknologiaa valittaessa. 

Jos hanke tuntuu liian isolta, aloita prosessista, josta saat nopeimmin isoimman hyödyn, ja laajenna ratkaisua myöhemmin. Saat samalla arvokasta käyttäjäkokemusta ratkaisun kehittämiseen.

Yhteenveto

Oikeusteknologian jalkauttaminen organisaatiossa on monivaiheinen prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja tavoitteiden määrittelemistä. On tärkeää varmistaa, että kaikki oleelliset sidosryhmät ovat mukana projektin toteuttamisessa. 

Projektin suunnittelusta ei myöskään pidä unohtaa yhtä keskeistä osaa – jalkauttamisen suunnittelua, joka takaa parhaassa tapauksessa saumattoman siirtymisen ratkaisuun. 

Hyvien käytäntöjen jakaminen ja alan tarjontaan tutustuminen auttavat organisaatioita hyödyntämään oikeusteknologian tarjoamia mahdollisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla. 


Wiidaren asiantuntijat ovat tukenasi kaikissa oikeusteknologian käyttöönottoon liittyvissä hankkeissa. 

Jonathan Andersson - Profile Image

Jonathan Andersson

Co-Founder | Legal Business Partner

Victoria Berg - Profile Image

Victoria Berg

Senior Legal Counsel

Elena Tulimaa - Profile Image

Elena Tulimaa

Legal Specialist

Would you like to hear more?

Let’s discuss what we can do for your business.