HYBRIDITYÖ – UUSI NORMAALI
Tämä on ensimmäinen osa Wiidaren hybridityötä käsittelevää blogisarjaa, jossa työoikeusasiantuntijamme Malou Blomqvist käsittelee kolmea hybridityön juridiikkaan liittyvää kysymystä. Ensimmäisenä vuorossa yhteistoimintalain mukainen henkilöstö- ja koulutussuunnitelma.
Koronarajoitukset ovat tuoneet monelle asiantuntijatyön alalle uuden työskentelymuodon – hybridityön, joka tarkoittaa sitä, että töitä tehdään samaan aikaan sekä lähityönä fyysisesti työpaikalla, että etätyönä esimerkiksi kotoa käsin. Hybridityöstä on tulossa uusi normaali, ja toimintaympäristön muuttuessa vastuullisen työnantajan on syytä pysähtyä pohtimaan asiaa myös juridiikan näkökulmasta.
OSA 1 HENKILÖSTÖ- JA KOULUTUSSUUNNITELMA
Monen organisaation toiminta muuttui keväällä 2020 kertaheitolla, kun henkilöstö siirtyi toimiston lähityöstä koteihinsa etätöihin. Hyvin monella alalla etätyöskentely jatkuu edelleen, ja muutoksia on nähtävissä niin työmäärissä, työtehtävissä kuin työskentelytavoissa ja johtamisessakin. Työn muutokset uudessa koronatodellisuudessa ovat joillakin aloilla niin valtavia, että ne tulee ehdottomasti huomioida lakisääteisen henkilöstö- ja koulutussuunnitelman vuosittaisessa päivitysprosessissa.
Hybridityö vs. henkilöstö- ja koulutussuunnitelma
Yrityksessä, jossa työskentelee säännöllisesti vähintään 20 työntekijää, tulee laatia henkilöstö- ja koulutussuunnitelma. Vuosittain päivitettävä suunnitelma laaditaan yhteistyössä henkilöstöedustajien kanssa tai pienemmissä, alle 30 työntekijän, yrityksissä mahdollisesti henkilöstön yhteisessä tilaisuudessa. Suunnitelman ydintarkoitusta hyvin kuvaavan yhteistoimintalain 16 §:n sanamuodon mukaan työnantajan tulee tehdessään suunnitelmaa ja päivityksiä ottaa huomioon ennakoitavat, yrityksen toiminnassa tapahtuvat muutokset, joilla ilmeisesti on henkilöstön rakennetta, määrää tai ammatillista osaamista koskevaa merkitystä.
Koska henkilöstö- ja koulutussuunnitelman vuosittaiseen käsittelyyn kuuluu myös seurata edellisen vuoden suunnitelman toteutumista, on erinomainen lähtökohta lähteä liikkeelle juuri edellisen vuoden suunnitelmasta. Työnantaja voi edellisen vuoden suunnitelma käsissään pohtia esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Henkilöstön määrä ja rakenne: Pitivätkö henkilöstöryhmäkohtaiset ennusteet paikkansa?
- Määräaikaisten työsuhteiden lukumäärä: Oliko toteutuma ennusteen mukainen?
- Henkilöstön ammatillisen osaamisen kehittäminen: Vastasivatko henkilöstön edellisen vuoden toteutuneet koulutukset suunnitelmia?
- Joustavat työaikajärjestelyt: Onko työnteon puitteet ja järjestelyt luotu nykyisten etä- ja hybridityökäytäntöjen lähtökohdista?
- Mahdollisuudet tasapainottaa työtä ja perhe-elämä: Onko arvioitu perheellisten työntekijöiden tarpeet ja mahdollinen muutos näissä verrattuna vuoden takaiseen?
- Ikääntyvät työntekijät: Onko selvitetty ikääntyvien työntekijöiden työkyvyn ylläpitämiseen liittyviä mahdollisia uusia tarpeita?
- Mahdolliset irtisanomiset: Onko henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa päivitetty irtisanomisten jälkeen?
Ei-vastaus johonkin edellä mainittuun esimerkkikysymykseen merkitsee, että henkilöstö- ja koulutussuunnitelman päivittämiseen kannattaa panostaa seuraavalla kierroksella. Mikäli ei-vastauksia tuli useampia, on korkea aika integroida uusi normaali työarki ja hybridityöskentely organisaation henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaan.
Käytännöstä suunnitelmaan
Suunnitelman käytännön laatimisessa voi esimerkiksi hyvin käyttää kehyksenä yhteistoimintalain 16 §:n mukaista vakiintunutta rakennetta:
- Yrityksen henkilöstön rakenne ja määrä
- Periaatteet erilaisten työsuhdemuotojen käytöstä
- Yleiset periaatteet työkyvyttömyyden ehkäisyyn
- Arvio henkilöstön ammatillisesta osaamisesta ja vaatimuksissa tapahtuvista muutoksista
- Suunnitelmien toteuttamisen seuranta
Proaktiivinen työnantaja voi miettiä lisäksi seuraavia teemoja ja kysymyksiä päivittäessään henkilöstö- ja koulutussuunnitelmaa:
- Miten henkilöstön määrä ja rakenne kehittyy uudessa hybridityöorganisaatiossa?
- Miten hybridi- ja etätyö on järjestetty organisaatiossa?
- Otetaanko käyttöön uusia keinoja johtaa työtä ja miten työtä koordinoidaan uudessa tilanteessa?
- Miten tuetaan työkykyä ja otetaan osatyökykyiset työntekijät huomioon hybridityössä?
- Miten tuetaan eri (hybridi-, lähi- ja etä-) työnteon malleja?
- Tuetaanko organisaatiossa työn ja vapaa-ajan tasapainoa sekä työn ja perhe-elämän yhteensovittamista?
- Mitä uusia ammatillisia tai teknisiä vaatimuksia hybridityömalli tuo mukanaan?
- Uusien viestintäkanavien tai yhteistyömuotojen koulutus?
- Tuetaanko työttömyysuhan alaisten työntekijöiden työmarkkinakelpoisuutta?
- Huomioidaanko ikääntyneiden työntekijöiden erityistarpeet?
- Muita koulutustarpeita?
- Miten henkilöstö- ja koulutussuunnitelman toteutumista seurataan?
- Miten kriittisesti ja innovatiivisesti suunnitelman päivittämistarpeita arvioidaan organisaatiossa?
Kaikessa yksinkertaisuudessaan henkilöstö- ja koulutussuunnittelun läpileikkaava idea kiteytyy ajatukseen, miten työnantaja mahdollistaa ja parantaa henkilöstön selviytymistä työtehtävistään myös työnteon muodon muuttuessa? Koulutussuunnitelman tarkoituksena on systemaattisesti yksilöidä se, miten yrityksen henkilöstöä koulutetaan, jotta heidän ammattitaitoaan voidaan pitää yllä ja kehittää. Tämä tarkoitus on hyvä pitää mielessä myös suunnitelmaa päivitettäessä.
Panostamalla henkilöstö- ja koulutussuunnitelman perusteelliseen laatimiseen ja toteuttamiseen, työnantaja luo parhaat mahdollisuudet henkilöstönsä jäsenille menestyä työssään ja siten antaa parhaan työpanoksensa yritykselle, myös uudella hybridityön aikakaudella.